如何以贯标促进企业管理
发布时间：2025-05-11 点击：5
如何以贯标促进企业管理
企业贯标（不论是ISO9000质量管理体系、ISO14000环境管理体系、还是OHSAS18000职业健康安全管理体系）的目的首先是改进管理,提升绩效.认证前,绝大多数企业既有的管理体系尽管有系统不完善、方法欠科学等方面的不足,但它为大多数员工所接受,具备较强的可操作性,所以总体上是有效的,因而得以传承沿袭.所谓贯标,只不过是用一面国际优秀企业认可的“镜子”来对照企业现状,寻求改进的机会,实现管理体系的系统化与科学化,并不是另起炉灶,建立一套全新的体系.这一点必须为相关人员所理解.
任何好的方法要得到有效贯彻,首要工作是让执行者理解并接受这一方法,这正是标准的“系统方法”.由于许多管理者感到标准乃至于程序文件晦涩难懂,所以多数企业的贯标都经历了被动接受、生搬硬套;有所感觉、理解加深;注重实效、纵深推进几个阶段.如何增强贯标的有效性,以贯标促进企业日常管理,缩短以上进程,尽快改善企业运行状态,是每一位管理者必须认真思考的问题.笔者认为,应重点关注以下事项:
1.重视意识与能力培训
标准十分强调培训的作用,这是因为不论组织的体系有多严谨,文件有多充分,所有的活动归根到底都是人的活动,人始终是最重要的因素.只有相关人员具有强烈的愿望,清楚自己在活动中的职责、方法、准则,并具备相应的技能,才能使活动满足要求并处于有效控制之下.如果员工提高活动绩效的意识强烈,那么,他提高自身能力的欲望必然强烈,其能力也容易得到提升;反之亦然.因此,意识是培训的重点.意识培训就是通过弄清“为什么？”而使其看到要求的重要性与必要性,形成主动工作的意愿.
“为什么？”的问题解决了,就弄清了该项“活动”的目的与意义,就不再“因为要求作,所以就做”,就会“因为需要做,所以必须做好”,从而激发出员工的内在动力,其它“什么人”、“做什么”、“怎么做”等一系列的事情就会迎刃而解.
为了提高培训工作的针对性、适应性和有效性,培训还必须与具体活动相结合.例如解释“质量计划及其作用”时,最好选择学员身边的活动进行解剖分析,使其澄清概念,掌握方法,印象深刻,收到举一反三的效果.
2.提高内审员素质
内审员是贯标的中坚力量,他们素质的高低将决定程序文件的科学性与可操作性,其对标准的理解和对企业生产经营活动的熟悉程度,将直接影响贯标的效果.因此,内审员不能只熟悉本岗位活动,要熟悉全局,融会贯通,有较高的综合素质与表述能力,这样才能做到像老师教学生,用一桶水灌一杯水,把内审变成宣传队、播种机.为此,企业要加强内审员培训,通过标准学习、实例探讨、外聘授课、总结分析等活动,不断提高内审员的综合素质.
3.不断优化管理文件
企业从无到有,从小到大,其管理总是要经历从粗放到精细、从复杂到简单的过程.随着企业的发展,制度越来越全,文件越来越多,管理体系也越来越完善,但同时,工作可能越来越繁琐.特别是企业贯标认证之初,大家对标准的理解都不深,形成的文件数量多,但许多文件可读性不强,可操作性差,执行者在文件与记录的海洋中不知所措,工作被动.这种状况与标准要求背道而驰,显然也难以持久.因为只有简便实用,才容易为大众所理解和接受,才有生命力.
因此,随着贯标的深入,企业要定期评价文件的有效性与适宜性,适时修订文件,摒弃形式,去繁就简,优化文件,现实企业管理从粗放到精细,从细化到强化,从强化到简化的过程.例如:
3.1.一项活动的记录能合并到一张纸的就决不用两张;
3.2.一个环节控制就有效的活动,决不设计第二个岗位介入;
3.3.已经被全体员工理解、接受或成为习惯的要求,其文件就要弱化.
4.扩大内审覆盖面
内审是对企业体系管理运行状况的自我体检,是推进贯标工作,加强企业管理的重要环节.一个组织达标了,并不表明组织的每一个基层单元都在贯标,都达标了.由于惰性使然,难免有基层组织消极贯标,上级有要求就照作,没有明确要求就尽量回避.而实践证明:一旦切实贯标,基层管理者就会感受到贯标的益处,就会从被动接受转为积极推进,成为自觉行为.
那么,如何扭转被动贯标,消除贯标盲区,提升企业整体管理水平呢？扩大内审覆盖面是一项十分重要的举措,因为内审既有工作检查,又是现场培训.由于内审员的素质相对较高,对标准的理解较深,接受的信息也多,因此,内审员直接与受审核方交流,可以避免通过中间环节而可能导致的信息流失和理解错误,更容易让基层人员正确认识标准,接受贯标.所以,企业要尽可能扩大内审覆盖面,把更多的基层组织纳入贯标范围.以笔者所在单位的贯标过程来看,接受两次内审或外审后,一般基层人员对标准就有了基本的认识,能够按照程序文件来规范管理.
5.关注贯标工作的常见缺陷
贯标工作的缺陷实际上是企业日常管理的不足,它与工程施工的“质量通病”十分相似,简单容易消除,但普遍而且经常发生,难以根治.深入贯标,根治“通病”,是企业强化管理,增强竞争力的重要步骤.
5.1.管理者不读文件.少数管理者甚至对与自己强相关的文件也基本不看,对文件的理解当然不可能到位,也不知道辖区内还有何事要做,更不清楚怎么做才算符合要求.如此情形去推进贯标,必然是心有余而力不足.有的领导为了应付检查,抱着“油多不坏菜”的想法,炮制大量的文件资料与记录,其中绝大部分是无效劳动,员工不堪重负,贯标工作穷于应付,人走茶凉.
5.2.疏于策划.许多管理者事前对过程实施多少有所考虑,但仅限于直观感觉,并未将“考虑”上升到“策划”的高度,当然也不可能对过程实施的目标指标、文件、记录、资源、方法等系统化、书面化,不利于内部交流、细化实施与对照检查.对于繁琐的日常工作,仅靠主要领导的经验与责任心,即使过程的结果符合预期,也不能表明结果的必然性.只有成熟稳定的管理体系,才能使所有的结果都是事先策划的,是一种必然,而不论过程的复杂程度.
5.3.计划与实际过程脱节.计划本应是策划的结果,其作用是指导过程实施.而在一些组织,计划的形成往往是因为顾客、上级、程序文件与其它外部要求,或者是习惯使然,纯属被动产物,计划者既未对过程进行识别、分解与策划,也不打算用之指导过程实施,这样的计划必然简单粗糙,编完后束之高阁实属正常.
5.4.忽视文件资料与记录管理.文件资料与记录管理是企业最重要的基础管理工作之一,正因为普通,也就容易被忽视.有的管理者经手的资料、记录一大堆,既不分类,又不编目,以至查询不便,数量不清,容易遗失.各级组织均应明确资料员及其职责,本级各类文件资料最好定期交付,由资料员集中管理.资料员和其他所有管理者持有的文件、资料、记录的管理状况均应符合标准要求,这既是管理规范化的需要,也是经济活动的要求.
5.5.内审活动教条化.内审员只讲哪些不符合标准和程序文件要求,要怎么做,而没有充分解释为什么？受审核方始终不理解活动要求的内涵,只能就事论事,无法举一反三,总是犯同样的错误.内审员应当注重培训,首先要关注对方是否理解,也就是先解决“意识”问题,然后才是方法——怎么做.
5.6.不重视与受审核方主要领导的交流.审核员往往过分关注“活动”是否符合要求,而忽视“体系”,正所谓一叶障目.体系是由领导特别是主要领导推动建立的,如果其漠然处之,没有把贯标当成改进本单位管理的手段,那么,对该组织审核的重点就不应该是“活动”,而是“领导意识”.在员工素质不够高的前提下,成功的管理模式并不一定能被随意复制到所有场所,其间,领导尤其关键,这就是八项管理原则中“领导作用”的具体表现.很多情况下,领导意识决定了该级组织的绩效,因此,内审员要把“与受审核方主要领导的交流”当成内审的主要内容之一.
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任何好的方法要得到有效贯彻,首要工作是让执行者理解并接受这一方法,这正是标准的“系统方法”.由于许多管理者感到标准乃至于程序文件晦涩难懂,所以多数企业的贯标都经历了被动接受、生搬硬套;有所感觉、理解加深;注重实效、纵深推进几个阶段.如何增强贯标的有效性,以贯标促进企业日常管理,缩短以上进程,尽快改善企业运行状态,是每一位管理者必须认真思考的问题.笔者认为,应重点关注以下事项:
1.重视意识与能力培训
标准十分强调培训的作用,这是因为不论组织的体系有多严谨,文件有多充分,所有的活动归根到底都是人的活动,人始终是最重要的因素.只有相关人员具有强烈的愿望,清楚自己在活动中的职责、方法、准则,并具备相应的技能,才能使活动满足要求并处于有效控制之下.如果员工提高活动绩效的意识强烈,那么,他提高自身能力的欲望必然强烈,其能力也容易得到提升;反之亦然.因此,意识是培训的重点.意识培训就是通过弄清“为什么？”而使其看到要求的重要性与必要性,形成主动工作的意愿.
“为什么？”的问题解决了,就弄清了该项“活动”的目的与意义,就不再“因为要求作,所以就做”,就会“因为需要做,所以必须做好”,从而激发出员工的内在动力,其它“什么人”、“做什么”、“怎么做”等一系列的事情就会迎刃而解.
为了提高培训工作的针对性、适应性和有效性,培训还必须与具体活动相结合.例如解释“质量计划及其作用”时,最好选择学员身边的活动进行解剖分析,使其澄清概念,掌握方法,印象深刻,收到举一反三的效果.
2.提高内审员素质
内审员是贯标的中坚力量,他们素质的高低将决定程序文件的科学性与可操作性,其对标准的理解和对企业生产经营活动的熟悉程度,将直接影响贯标的效果.因此,内审员不能只熟悉本岗位活动,要熟悉全局,融会贯通,有较高的综合素质与表述能力,这样才能做到像老师教学生,用一桶水灌一杯水,把内审变成宣传队、播种机.为此,企业要加强内审员培训,通过标准学习、实例探讨、外聘授课、总结分析等活动,不断提高内审员的综合素质.
3.不断优化管理文件
企业从无到有,从小到大,其管理总是要经历从粗放到精细、从复杂到简单的过程.随着企业的发展,制度越来越全,文件越来越多,管理体系也越来越完善,但同时,工作可能越来越繁琐.特别是企业贯标认证之初,大家对标准的理解都不深,形成的文件数量多,但许多文件可读性不强,可操作性差,执行者在文件与记录的海洋中不知所措,工作被动.这种状况与标准要求背道而驰,显然也难以持久.因为只有简便实用,才容易为大众所理解和接受,才有生命力.
因此,随着贯标的深入,企业要定期评价文件的有效性与适宜性,适时修订文件,摒弃形式,去繁就简,优化文件,现实企业管理从粗放到精细,从细化到强化,从强化到简化的过程.例如:
3.1.一项活动的记录能合并到一张纸的就决不用两张;
3.2.一个环节控制就有效的活动,决不设计第二个岗位介入;
3.3.已经被全体员工理解、接受或成为习惯的要求,其文件就要弱化.
4.扩大内审覆盖面
内审是对企业体系管理运行状况的自我体检,是推进贯标工作,加强企业管理的重要环节.一个组织达标了,并不表明组织的每一个基层单元都在贯标,都达标了.由于惰性使然,难免有基层组织消极贯标,上级有要求就照作,没有明确要求就尽量回避.而实践证明:一旦切实贯标,基层管理者就会感受到贯标的益处,就会从被动接受转为积极推进,成为自觉行为.
那么,如何扭转被动贯标,消除贯标盲区,提升企业整体管理水平呢？扩大内审覆盖面是一项十分重要的举措,因为内审既有工作检查,又是现场培训.由于内审员的素质相对较高,对标准的理解较深,接受的信息也多,因此,内审员直接与受审核方交流,可以避免通过中间环节而可能导致的信息流失和理解错误,更容易让基层人员正确认识标准,接受贯标.所以,企业要尽可能扩大内审覆盖面,把更多的基层组织纳入贯标范围.以笔者所在单位的贯标过程来看,接受两次内审或外审后,一般基层人员对标准就有了基本的认识,能够按照程序文件来规范管理.
5.关注贯标工作的常见缺陷
贯标工作的缺陷实际上是企业日常管理的不足,它与工程施工的“质量通病”十分相似,简单容易消除,但普遍而且经常发生,难以根治.深入贯标,根治“通病”,是企业强化管理,增强竞争力的重要步骤.
5.1.管理者不读文件.少数管理者甚至对与自己强相关的文件也基本不看,对文件的理解当然不可能到位,也不知道辖区内还有何事要做,更不清楚怎么做才算符合要求.如此情形去推进贯标,必然是心有余而力不足.有的领导为了应付检查,抱着“油多不坏菜”的想法,炮制大量的文件资料与记录,其中绝大部分是无效劳动,员工不堪重负,贯标工作穷于应付,人走茶凉.
5.2.疏于策划.许多管理者事前对过程实施多少有所考虑,但仅限于直观感觉,并未将“考虑”上升到“策划”的高度,当然也不可能对过程实施的目标指标、文件、记录、资源、方法等系统化、书面化,不利于内部交流、细化实施与对照检查.对于繁琐的日常工作,仅靠主要领导的经验与责任心,即使过程的结果符合预期,也不能表明结果的必然性.只有成熟稳定的管理体系,才能使所有的结果都是事先策划的,是一种必然,而不论过程的复杂程度.
5.3.计划与实际过程脱节.计划本应是策划的结果,其作用是指导过程实施.而在一些组织,计划的形成往往是因为顾客、上级、程序文件与其它外部要求,或者是习惯使然,纯属被动产物,计划者既未对过程进行识别、分解与策划,也不打算用之指导过程实施,这样的计划必然简单粗糙,编完后束之高阁实属正常.
5.4.忽视文件资料与记录管理.文件资料与记录管理是企业最重要的基础管理工作之一,正因为普通,也就容易被忽视.有的管理者经手的资料、记录一大堆,既不分类,又不编目,以至查询不便,数量不清,容易遗失.各级组织均应明确资料员及其职责,本级各类文件资料最好定期交付,由资料员集中管理.资料员和其他所有管理者持有的文件、资料、记录的管理状况均应符合标准要求,这既是管理规范化的需要,也是经济活动的要求.
5.5.内审活动教条化.内审员只讲哪些不符合标准和程序文件要求,要怎么做,而没有充分解释为什么？受审核方始终不理解活动要求的内涵,只能就事论事,无法举一反三,总是犯同样的错误.内审员应当注重培训,首先要关注对方是否理解,也就是先解决“意识”问题,然后才是方法——怎么做.
5.6.不重视与受审核方主要领导的交流.审核员往往过分关注“活动”是否符合要求,而忽视“体系”,正所谓一叶障目.体系是由领导特别是主要领导推动建立的,如果其漠然处之,没有把贯标当成改进本单位管理的手段,那么,对该组织审核的重点就不应该是“活动”,而是“领导意识”.在员工素质不够高的前提下,成功的管理模式并不一定能被随意复制到所有场所,其间,领导尤其关键,这就是八项管理原则中“领导作用”的具体表现.很多情况下,领导意识决定了该级组织的绩效,因此,内审员要把“与受审核方主要领导的交流”当成内审的主要内容之一.
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